Raccomandata, Pec o entrambe?

Per l’invio di una lettera d’avvocato, avendo come controparte un’impresa, un professionista o comunque una categoria che debba essere munito di casella di posta elettronica certificata (PEC) si ha l’opportunità di scegliere anche questo sistema in alternativa o insieme alla lettera tradizionale con raccomandata. Lascio ad altri le digressioni sull’entrata in vigore in Italia dell’obbligo di munirsi di casella di posta certificata da parte di aziende e professionisti e sulle sentenze in merito al valore legale del detto modo di comunicare. In questa sede è sufficiente sapere che le due modalità, quanto a certezza, sono legalmente equiparate. Ai sensi degli artt. 4 e 6 del d.p.r. numero 68 del 2005, l’invio di un messaggio di posta elettronica certificata è equivalente, sotto il profilo giuridico, all’invio di una missiva raccomandata: tale equiparazione, in particolare, deriva dalla circostanza che entrambi i mezzi garantiscono in modo certo che la comunicazione entri nella sfera di conoscibilità (non esigendo la legge una conoscenza effettiva del testo) del destinatario.

Quando lo scopo della comunicazione è puramente formale, ovvero interessa che vi sia prova che la missiva provenga da un mittente e sia giunta nella sfera di conoscibilità del destinatario, allora la PEC è un ottimo strumento di cui fare largo uso, peraltro molto comodo per gli allegati. Noi legali ad esempio lo utilizziamo molto spesso, e con risparmio notevole di tempo e denaro, nelle notificazioni.

Se la nostra intenzione è quella di comunicare in modo concreto e aprire un varco rispetto ad una reazione pronta della nostra controparte o una trattativa, l’interesse è provocare e richiamare l’attenzione sul contenuto della lettera, che la ricezione di una raccomandata meglio garantisce. Se, come detto, è pur vero che vi è equivalenza formale, usare alternativamente l’uno e l’altro metodo è cosa ben diversa nella sostanza. Proviamo infatti a pensare di avere come controparte una piccola ditta individuale di cui è titolare persona anziana poco avvezza alla tecnologia, o una società in difficoltà nei pagamenti o con problemi di personale: il controllo abituale della posta in arrivo sulla casella PEC non è ancora abitudine di tutti. Si può dare dunque il caso che, nonostante la nostra missiva PEC risulti consegnata oggi, il destinatario non ne prenda visione che dopo un certo periodo o, addirittura, mai (si ha certezza della consegna ma non della lettura). Quante volte poi all’invio della mail certificata segue la comunicazione del server che la casella destinataria è “over quota” ovvero ha superato il limite di messaggi e non è stata svuotata, oppure addirittura non è attiva. Pur essendo da sempre un promotore della comunicazione elettronica è innegabile che chi riceve una raccomandata dal portalettere, o la va a ritirare in giacenza all’Ufficio Postale, quasi sempre la apre e ne verifica il contenuto, è quindi più probabile (anche se non certo) che ne apprenda il messaggio (quindi un qualcosa in più rispetto alla semplice possibilità di conoscerlo).

Quando scriviamo a soggetti con obbligo di casella PEC di solito abbiniamo le modalità utilizzando la PEC in via anticipata il giorno di postalizzazione della raccomandata, questo sia per la trasmissione delle lettere sia degli eventuali allegati. In tal modo se il destinatario è un soggetto avvezzo ha modo di riscontrare in minor tempo, in caso contrario riceverà comunque la raccomandata a nostra maggior tranquillità di essere stato posto nelle condizioni di esaminare in ogni caso il contenuto.